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使用回纹针也是一种浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用回纹针邮寄时，常因曲别针的重量，而超重增加邮费的支出。   第七条    考虑信纸的折叠方式                                        　 信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯，张数多时折为三折，比较好处理。为了收件人与内容一目了然，利用三折方式为宜。                                                                  　   第八条    收件人名称要简化                                          　 Ｈ公司以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用，在公司内的往来文件亦用简称, 这样制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好, 如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24 秒。所以文件的收件人名称要尽量的简单化。       第九条    标示事务用品的价格                                        　 由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱，信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时，突然发出质问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。                                                                  　   第十条    贴出电话费用表                                            　 为了要让全部员工对电话费都有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用要详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。                                           　   第十一条 电话通话定时                                            　 有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。         第十二条 利用电话自动记录机                                      　 电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。 几千元的投资，长远计算很快就可以回收。许多公司使用自动记录机

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后 ，节省30％以上话费。   第十三条   长途电话要经由总机                                      　 Ｆ公司为了提高成本概念，长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸，填写通话结果。这样可以做笔录，同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电话，在等对方通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话亦很容易，像使用市区电话的轻易感觉。 经由总机可防止以上情况，同时也是培养成本观念的一种方法。                                              　   第十四条   建立电话传真机系统                                      　 总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用，还可以用作文书联络之用，消除传达上的错误。用电话如本人不在时，就造成电话费的浪费，用传真机可以电送就没有这个情况。与电报机不同的是，用电话传真机时，不必另请打字员打字，谁都轻易会使用。Ｔ公司改用传真机后，电话费省下约三分之一。                                        　   第十五条   总、分公司之间，联络制定标准化                          　 员工不要用随意的方法联络，需要制定标准的方法。方法可分为１、普通信件，２、限时专送，３、电话传真，４、电话等，这些方法，制定一览表彻底执行。有的公司禁止使用总、分公司之间的电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等，而达到节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息的传达亦要符合时代需要。                                                              　   第十六条   用一个字的单位简化公司内的电话                          　 我在南部打电话回公司联络时，“喂，林，好”就问候完，通常的方法,“ 喂，喂，我是林某，您好吗？”要这么说，这个字数的差异，前者三字,后者九字，差异很大。前者可节省时间与电话费。公司内的联络电话简略用一个字来传达。季节的问候、久未见面、互相问候近况都要免除。                      　 第十七条    打电话要考虑区域                                        　 业务员为了联络，从公司打电话与客户联络时，要考虑打电话的地点。因为业务员程度不一，有时和客户中的异性一聊，往往忘了费用一秒一秒的增加,  公司应编制详细电话费用表，给每位业务员，这样的考虑可达到节省电话费用。

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第十八条   利用５Ｗ２Ｈ表格                                        　 为了节省电话费用，打电话前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用，接听电话或其他“转言记录”也要广为利用。   １、ＷＨＥＮ            何时                                        　  ２、ＷＨＯ               谁                                          　  ３、ＷＨＡＴ            何事                                                   ４、ＷＨＹ               理由    ５、ＷＨＥＲＥ          场所                                        　  ６、ＨＯＷ               方法                                        　  ７、ＨＯＷ  ＭＵＣＨ   数量、金额                                  　   第十九条   对方讲话中则改时再打                                    　 从这边打的电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等待”而问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这样可以节省电话费用，同时两边的电话机都可以空出来。　   第二十条   要求对方打过来                                          　 向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来，这样可以有计划的进行工作，同时可以节省电话费。这个方法也可以利用在其他事情上。当然这个方法，依对方的立场，有时候行的通，有时候行不通的。例如对方与这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。                                                    　 第二十一 条   禁止电话私用                                          　 市内电话就无所谓，家乡、朋友等的长途电话，被私人使用是一笔很大支出。私用电话不但是费用的损失，对周围的人也会构成妨碍工作，所以绝对禁止。工作中原则上，朋友与恋人打来电话都要禁止。私用电话要休息时间打来。　 另外一种方法是，在公司内装设公用电话，供私用，多少也可以增加收入，一举两得。                                                                  　   第二十二条    每1盏灯，设置1个开关                                  　 通常在房间的进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，可以节省电费。已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关的工程费,

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